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      工程項目記錄管理

      工程項目管理體系:記錄管理

      1記錄控制范圍:質量管理體系、環境管理體系、職業健康安全管理體系中規定要求的記錄以及在體系運行中形成的其他記錄(包括文字資料、照片、磁帶、軟盤等)等。

      2記錄流程圖

      記錄的分類→記錄的編制及編號→記錄的填寫、編目→記錄的保存期及審批→記錄的收集保存及銷毀→記錄的查閱、借閱

      3記錄的分類

      1、程序文件中規定的記錄;

      2、項目管理計劃/實施性施工組織設計中規定的記錄;

      3、公司管理性文件、作業指導書中規定的記錄;

      4、國家、行業、業主規定的記錄;

      5、來自顧客、供應商、分包商的記錄;

      6、錄音帶、錄象機、照片等記錄。

      4記錄的編制及編號

      1、編制要求

      a、記錄表格應根據其重要性和必要性確定其內容和深度,具有操作性,以滿足使用的要求;

      b、記錄應能準確反映工序過程、管理活動、體系運行的狀況;

      c、記錄表格必須規定保存期,并經授權人批準其適用性。

      2.記錄的編制及編號:

      a、納入程序文件的記錄,使用由公司機關各職能部門編制、企管部審核后統一的編號標識;

      b、施工現場采用的國家、行業及管理體系程序中未引出的記錄,按照有關規定自行控制;

      c、錄音帶、錄象機、照片、等記錄由項目部自行編碼作為該記錄的編號。

      5記錄的填寫

      1、填寫記錄一律用鋼筆/簽字筆填寫,做到字跡清晰、整潔,易于識別,填寫內容齊全完整;

      2、記錄一經填寫,原則上不允許涂改,以確保其原始性和可追溯性,如經確實與原記錄有誤,必須更正的,采用"杠改",必要時標注更正日期。

      6記錄的編目

      1、管理、執行和驗證人員在填寫完記錄后應對其進行有效編目,以便于檢索,方法自定,以達到易識別的目的;

      2、對于收集來的記錄,應保留原編碼;如需二次編碼,可在記錄適當位置重新編碼。

      7記錄的收集、保存

      1、項目部記錄由各部門收集、整理、編目和保存;

      2、項目部各職能部門檢查、監督相關活動的管理情況時,應填寫《管理活動檢查記錄表》;

      3、記錄保管人員編制《記錄目錄清單》,定期檢查、清點,對破損和模糊不清的記錄進行及時修補和復制,記錄保管人員工作調動時,必須辦理移交手續;

      4、記錄應妥善保存,便于檢索,并注意作好防火、防蟲蛀、防潮等工作,以磁帶、軟盤等載體保存的記錄要做好防壓、防磁、防曬等工作,并及時備份,保持內容完整。

      8記錄的銷毀

      項目部各職能部門按照《記錄保存期限一覽表》及《管理記錄清單》中的保存期限要求保存相關記錄,記錄保存期限到期后,需保留的文件標注作廢保留標識,無需保留的采取碎紙方式進行處理,并填寫《記錄處理審批單》。

      9記錄的查閱、借閱

      借/查閱記錄必須經記錄保管部門領導批準,借/查閱人員填寫《文件借閱登記表》后,方可借查閱。借查閱人員應保持所借查閱記錄的完整性。

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